L’expédition rassemble les produits, palettes, événements, scans et preuves autour d’un identifiant logistique unique. Dans QR GS1 SaaS, elle est identifiée par un GSIN de 17 chiffres correspondant à l’Application Identifier GS1 402.
Avant de commencer, créez les produits et palettes nécessaires :
Étape 1 — Ouvrir la création d’expédition
- Ouvrez le menu Logistique.
- Sélectionnez Expéditions.
- Cliquez sur Créer une expédition.
La plateforme propose un GSIN lors de l’ouverture du formulaire. Pour un usage officiel, vérifiez que votre méthode d’attribution respecte la gouvernance GS1 de votre organisation.
Étape 2 — Identifier l’expédition
- GSIN : identifiant numérique unique de 17 chiffres.
- Référence : numéro interne de commande, préparation ou dossier.
- Transporteur : nom du prestataire chargé de l’acheminement.
- Numéro de suivi : référence fournie par le transporteur.
- Date planifiée : date prévue de départ.
- Expéditeur et destinataire : sites ou adresses opérationnelles.
Le GSIN doit rester unique dans votre espace. La référence interne peut reprendre votre nomenclature ERP ou WMS.
Étape 3 — Choisir le statut initial
Le statut Brouillon convient pendant la préparation. Lorsque le chargement est prêt, utilisez ensuite les transitions proposées par le workflow.
Les principaux jalons incluent notamment :
- préparée ;
- expédiée ;
- en transit ;
- arrivée ;
- en cours de livraison ;
- livrée ;
- échec de livraison, exception, retour ou litige.
Ne passez pas directement une expédition à « livrée » uniquement pour clôturer un dossier. Les statuts et dates doivent refléter le déroulement réel afin de préserver la valeur des preuves.
Étape 4 — Associer les palettes et les produits
Dans la colonne latérale, sélectionnez :
- les palettes ou unités logistiques concernées ;
- les produits expédiés directement lorsqu’ils ne sont pas déjà représentés par une palette.
Évitez de sélectionner deux fois une même marchandise sans raison. La relation doit permettre de comprendre clairement ce que couvre le GSIN.
Étape 5 — Enregistrer et récupérer le QR d’expédition
Après l’enregistrement, la fiche d’expédition affiche le QR permanent et la page publique liée au GSIN.
Vous pouvez placer ce QR sur :
- le document de transport ;
- l’étiquette d’expédition ;
- la palette principale ;
- un bordereau de réception.
Testez toujours le QR avant le départ.
Étape 6 — Ajouter les événements de transport
Depuis la fiche d’expédition, ajoutez les événements réels : préparation terminée, départ, passage sur un hub, arrivée, mise en livraison ou incident.
Pour chaque événement, indiquez lorsque cela est utile :
- le type d’événement ;
- un titre et une description ;
- le lieu ;
- la date et l’heure ;
- la géolocalisation ;
- la mise à jour de statut associée.
Une chronologie bien renseignée facilite le pilotage et les investigations futures.
Étape 7 — Collecter la preuve de livraison
La page publique peut permettre à une personne autorisée d’enregistrer une preuve de réception selon la configuration de la plateforme.
La preuve peut comprendre :
- date et heure côté serveur ;
- nom du réceptionnaire ;
- photo ;
- signature ;
- géolocalisation avec consentement ;
- commentaire et réserves ;
- empreintes d’intégrité et certificat.
Vérifiez les droits, le consentement et les règles internes avant de collecter une photo, une signature ou une position.
Étape 8 — Gérer les anomalies et litiges
En cas de retard, dommage, quantité manquante ou refus de livraison :
- enregistrez l’anomalie ;
- décrivez les faits de manière objective ;
- associez les preuves disponibles ;
- attribuez une action corrective ;
- ouvrez un litige si nécessaire ;
- générez le dossier PDF lorsque le dossier est suffisamment documenté.
Ne modifiez pas les faits historiques pour faire disparaître une erreur. Ajoutez un nouvel événement ou une action de correction afin de conserver une chronologie compréhensible.
Étape 9 — Utiliser le dashboard logistique
Le dashboard expéditions permet de suivre les volumes, taux de livraison, preuves, anomalies, litiges et performances transporteurs. Utilisez les filtres de période, statut et transporteur pour identifier les dossiers nécessitant une action.
Checklist avant départ
- Le GSIN comporte exactement 17 chiffres et est unique.
- La référence, le transporteur et les destinations sont corrects.
- Les palettes et produits liés correspondent au chargement.
- Le statut initial est cohérent.
- Le QR public a été testé.
- Les équipes connaissent la procédure de preuve et d’anomalie.
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